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仕事は原則として文章を介して行われるし、業務報告にも文章を書く必要がある。
なぜ文章が重要かと言うと、
・口頭に比べて言い間違いや聞き間違いが防げる
・指示や報告について証拠となる
・紙媒体は基本的に保存性が良い
といった理由があるからだ。

ビジネス文章と一概にいっても、その中には色々なものが含まれる。
報告書、仕様書、企画書、説明書、依頼文、あいさつ文、案内文etc...
およそ仕事で目に付く文章は全てビジネス文章と言っても良い。
それゆえにビジネス文章とは何であるか、正しい理解をもつことが最近は特に求められている。

ビジネス文章の目的

ずばり、読み手に”行動”を起こさせることである。
”行動”とは、読み手からのフィードバック(承認・アドバイス等)や判断・推薦に基づく行動などの行為全般を指す。
ただ文章を作成して終わりではない。
何かしら次につなげるためにビジネス文章は存在する。

本題

ビジネス文章の特徴を挙げると、次の三点になる。

1.読み手に伝える内容は客観的な内容だけであること

ビジネス文章は今ある事実から、客観的に判断・予測された意見のみで構成される。
主観的で心情的な要素はビジネスの上で不必要だ。
(冷酷無比、利益至上主義であれ、というわけではない。)
個人の主観的な意見が含まれると、要点がぼやけてしまう恐れがあるからである。

2.簡潔で明瞭であること

一つの文(センテンス)が長ったらしいと読む方はウンザリする。
それは主語と述語が乖離してしまうことがあるからだ。
そして、大抵長い文を読んだ時、短期記憶では処理しきれない情報量になってしまう。
話の筋道が幾重にも分かれた迷路のようになってしまうのだ。
つまり、ポイントを絞って、それについて簡潔に述べるべきである。
ワンセンテンス・ワンアイディアが望ましい。

3.論理的であること

ただダラダラと同じような内容を繰り返したり、論点が始めに戻ったりといったことは避けるべきである。
伝えたいこととデータを、よく分析することが大切になる。
そして、何を、どの順序で伝えれば良いかと、重要度に応じて論ずることが重要だ。

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