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準備に必要な点は全部で三点。
1.書く目的
2.書く内容
3.期限と費用

1.書く目的

ビジネス文章とはにあるように、読み手に行動を期待することが一番の目的だ。
そして、誰がその文章を読むのかをはっきりさせておく必要がある。
相手によって、必要な情報や形式も変わってくるし、どのような行動を期待するかも変わってくるからだ。
また、一回読んだだけで理解できるかは、その相手の知識に依るところもあるのだ。

2.書く内容

ビジネス文章はどれだけ多く精確なデータを集められるかで価値が決まる。
そして、集めたデータを読み手に合わせて、適切に取捨選択することが大切だ。
簡潔さが求められるものであるから、目的に一番合った内容を取らなければいけない。
また、詳細な内容か要約された内容かも重要だ。
如何に優先順位を付けて、まとめられるかが勝負となる。

【ワンドキュメントワンテーマ】

一つのドキュメントには一つのテーマだけを設定することが望ましい。
構成をシンプルなものにすることで、読み手に「まとまり」を与えることができる。

ドキュメント: ワンドキュメント・ワンテーマ
段落: ワンパラグラフ・ワントピック
文: ワンセンテンス・ワンアイディア
単語: ワンワード・ワンミーニング

上記のように、それぞれの段階で一つの対応するものを決めておく。
一つのドキュメントでは、一つのテーマについて話し、
一つの段落では、一つの論題について話し、
一つの文では、一つの考えについて話し、
一つの単語は、必ず一意の意味に取れるものを使う。
”一意の”とは、抽象的な表現を避けることで読み手によって解釈が異なることを防ぐためである。

また、専門用語などは言い方を変えないことも必要だ。
インターネットと言ったり、Webと言ったり、ページと言ったりしていては、知識の無い人には別の話題のように聞えてしまう恐れがあるからだ。
読み手に分かりにくいと予想されるなら、文章の最初に単語を定義(単語=区別+概念)しておくことも必要になる。
目的をきちんと捉えることが重要なのはこのためだ。

期限と費用

仕事には必ず期限がある。
また、費用、コストも必ず存在する。
期限までにできない、なんてことはあってはいけないし、コストを無視して暴走してもいけない。
如何にこの制限の中で最善を尽くせるような文章を考えられるかが大切だ。
そのためには、スケジュール管理をしっかりし、効率的に取り組むよう気を付けることが重要になる。
良い文章が書けても、期限・コストを過ぎていては無意味なのだ。

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